Die Pressemitteilung ist ein häufig verwendetes Instrument der Öffentlichkeitsarbeit. Sie informiert die Redaktionen von Presse, Hörfunk, Fernsehen, Online-Medien und Presseagenturen mit einem kurzen prägnanten Text über ein wichtiges Ereignis, aktuelle Entwicklungen und Ergebnisse oder weist auf Veranstaltungen öffentlichen Interesses hin.

Anlässe für eine Pressemitteilung

Nicht alles, was aus eigener Sicht wichtig ist, interessiert auch die Medien. Journalistinnen und Journalisten haben bei ihrer Themenauswahl ihre Leser/innen, Zuhörer/innen und Zuschauer/innen im Blick und wählen danach aus, was für ihre Zielgruppe relevant sein könnte. Daher fragen Sie sich bitte zunächst, ob der Anlass/das Ereignis für die Öffentlichkeit relevant ist.

Hier finden Sie Kriterien, die Ihnen bei Ihrer Einschätzung helfen können. Gerne beraten wir Sie auch dabei.

Bitte informieren Sie uns so früh wie möglich über aktuelle Forschungsergebnisse und -projekte, wichtige Veranstaltungen, Preisverleihungen, Förderungen und andere Anlässe, die öffentlich interessant sein können.

Kriterien sind z. B.:

• Absender: Hat Ihre Nachricht mit der Universität Hamburg zu tun? Ist die Universität insgesamt bzw. eine ihrer Organisationseinheiten für die Nachricht verantwortlich? Sofern es bei dem Inhalt der Nachricht noch Kooperationspartner gibt: ist die Universität Hamburg federführend?
  

• Exklusivität: Ist die Nachricht bisher nicht veröffentlicht, d. h. den Medien noch nicht bekannt? (Mehrfachmeldungen z. B. durch Dritte verärgern die Journalistinnen und Journalisten)

• Aktualität: Ist Ihre Nachricht aktuell, d. h. liegt das Ereignis in unmittelbarer Zukunft oder ist gerade erst geschehen? Oder können Sie mit Ihrer Nachricht zu einem aktuellen Thema in den Medien beitragen?
  

• Nachrichtenwert: Ist Ihre Nachricht von großer Bedeutung für Menschen außerhalb der Universität Hamburg selbst? Gibt es z. B. ein herausragendes Forschungsergebnis oder haben Sie davon erfahren, dass Sie einen bedeutenden Preis erhalten? Haben Sie für ein neues Projekt Drittmittel in größerer Hohe eingeworben? Gibt es in Ihrem Arbeitsbereich eine gravierende Veränderung, die für die Öffentlichkeit von Bedeutung ist, z. B. Umzug des Zentrums für Studierende?

• Prominenz: Erwarten Sie z. B. zu einer Veranstaltung eine öffentlich bekannte/bedeutende Person?
  

• Vermeidung von Inflation/Beibehalten des Besonderen: Handelt es sich bei Ihrer Nachricht um etwas besonderes? Regelmäßig sich wiederholende Meldungen mit gleichem Inhalt verärgern die Medien.

• Termineignung: Möchten Sie Medienvertreterinnen- und vertretern einen Termin anbieten? Dann bedenken Sie bitte, dass Journalisten nachmittags schreiben und Fernsehsender ihre Beiträge noch schneiden müssen. Vormittags sind die besseren Termine. Pressekonferenzen am Nachmittag haben keinen Erfolg.
  

Wann informiere ich das Referat Medien- und Öffentlichkeitsarbeit der UHH?

So früh wie möglich, bitte möglichst spätestens 8 bis 10 Werktage vor dem Ereignis/der Veröffentlichung. Erfahrungsgemäß nimmt die Abstimmung der Pressearbeit mehr Zeit in Anspruch als erwartet. Auch treten unvorhergesehene Situationen ein, die dazu führen können, dass andere Meldungen vorgezogen werden müssen.

Wen informiere ich? Wer sind meine Ansprechpartner/innen?

Per E-Mail die Mitarbeiter/innen des Referats Medien- und Öffentlichkeitsarbeit unter: medien@uni-hamburg.de. Fragen zur Pressearbeit beantworten wir auch telefonisch unter: 040-4 28 38-29 68.

Was benötigen wir von Ihnen?

Wir benötigen von Ihnen rechtzeitig, d. h. möglichst zehn Werktage vor Veröffentlichung, einen Textentwurf zur Pressemitteilung. Diesen Entwurf stimmen wir mit Ihnen redaktionell ab. Die endgültige Fassung erhalten Sie rechtzeitig von uns zur Freigabe.

Wie verfasse ich eine Pressemitteilung?

Es gibt unterschiedliche Arten der Pressemitteilung. Die am meisten verbreitete und akzeptierte ist die Pressemitteilung im Stil einer Nachricht. Die Information ist das Wichtigste. Bitte beachten Sie dazu folgende Regeln.

1. Eine PM enthält nur eine (Haupt-)Botschaft.
2. Das Wichtigste gehört an den Anfang. Journalisten entscheiden nach den ersten Sätzen, ob sie weiter lesen. Gekürzt wird von „hinten nach vorne“, so dass u. U. nur der erste Satz stehen bleibt. Trotz Kürzungen seitens des Journalisten soll der Leser möglichst viele Informationen erhalten, auch wenn er nur den ersten Teil gelesen hat (Nachrichtenpyramide).
3. Beantworten Sie die sogenannten W-Fragen in der Reihenfolge: Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Warum? Ggf. Wer/ Was noch?
4. Formulieren Sie klar und verständlich. Konstruieren Sie kurze Sätze nach Subjekt-Verb-Objekt. Benutzen Sie Verben anstatt Substantive. Verzichten Sie auf Fremdwörter und Fachtermini. Vermeiden Sie Füllwörter wie „gleichwohl“, „auch“, „nichtsdestoweniger“, „üblicherweise“
5. Verwenden Sie Aktiva, vermeiden Sie Passiva.
   
6. Eine Pressemitteilung enthält niemals Wertungen.
7. O-Töne können den Text bereichern. Doch Vorsicht: Benutzen Sie O-Töne oder Stellungnahmen nur dann, wenn Sie damit prägnante Informationen erzielen. Ein „Ich freue mich sehr über unsere Forschungsergebnisse“ ist glaubhaft, aber überflüssig. O-Töne sollten nicht zu lang sein.
8. Textlänge: Eine Pressemitteilung sollte möglichst nicht mehr als 20 bis 25 Zeilen Text enthalten. Schreiben Sie erst einmal mehr und (wir) kürzen dann.
9. Bitte nennen Sie einen Ansprechpartner unter Angabe von Institution, Funktion, Position, Tel. und E-Mail-Adresse.

Wann wird veröffentlicht?

Veranstaltungshinweise sollten den Journalisten eine Woche vor dem Ereignis vorliegen, andere aktuelle Meldungen zum Zeitpunkt des Geschehens (tagesaktuell), auf keinen Fall später.

Wer erhält die Pressemitteilung?

Wir verfügen über einen lokalen und überregionalen Verteiler, die wir je nach Inhalt und Zielgruppen bedienen. Darin sind alle wichtigen Medien, Wissenschaftsjournalisten und Presseagenturen enthalten. Zusätzlich haben wir die Möglichkeit, Pressemitteilungen über den Informationsdienst Wissenschaft (IDW) zu veröffentlichen: www.idw-online.de. Sie erhalten selbstverständlich eine Kopie der Mitteilung.

Was muss ich nach Versand der Pressemitteilung tun?

Wenn Sie als Ansprechpartner in der Pressemitteilung genannt sind, stellen Sie bitte sicher, dass Sie für Journalistinnen und Journalisten auch telefonisch erreichbar sind.

Wie stelle ich fest, ob die Pressemitteilung verwertet wurde?

Bei journalistischer Verwertung der Mitteilung finden Sie in unserem Online-Pressespiegel die entsprechenden Quellen. Oder Sie fragen bei uns im Referat Medien- und Öffentlichkeitsarbeit nach.

Waren die Fragen für Sie hilfreich?

Wir freuen uns über Feedback.